Ситуация “Не умею делегировать”

Мы пытаемся разобраться в ситуациях, когда кому-то не удается делегировать.

Что называют люди в качестве причин почему не получается делегировать?

  • Недостаточно подробная постановка задачи, отсутствие сроков и тд.
  • Ненадёжный/непроверенный/незаинтересованный исполнитель
  • Несвоевременный контроль исполнения/Несвоевременные ответы на вопросы исполнителя
  • Отсутствие прямого контакта между исполнителем и заказчиком (и при этом его нельзя организовать) / сломанный телефон
  • Перегрузка исполнителя в целом – факапы по срокам
У меня вопросы:

3) Как планировать что-то, хотя бы в рамках недели, если существует источник постоянных срочных и важных задач? Пример, работа с агентствами во время рекламных активностей, когда надо постоянно внезапно что-то важное делать.

 

Давайте разбираться.

Как поставить задачу кому-то так, чтобы не пришлось после ее выполнения переделывать, но при этом, не тратить на постановку задачи времени больше чем делать эту задачу? То есть, не разжевывать до мелочей, но получать качественный результат.

На самом деле никак, потому что Вы хотите чтобы задачу сделали не качественно, а так как устроит вас.  Даже простые задачи требуют синхронного понимания вас исполнителями, иначе они это сделают по-своему. То есть такие вещи, как красиво, хорошо, быстро, качественно, исполнитель может проинтерпретировать по-своему, по закону подлости, не просто может, а гарантированно сделает. Поэтому вы сначала объясняете человеку на мелочах, а потом поднимаетесь к более сложным вещам. Идеально, если вы развиваетесь в двух направлениях:

  • У вас есть более-менее регулярные исполнители, которые знают ваши стандарты, правила, подходы и принципы и могут, зная общие принципы, в каждом конкретном случае поступить более-менее близко к тому, о чём вы договорились.
  • Вы на регулярные повторяющиеся задачи пишете хорошее ТЗ. Что значит пишете хорошее ТЗ? Это значит, что вы сначала пишете хреновое ТЗ, но потом, когда наступаете на грабли, идёте в это ТЗ и его пополняете, и дописываете.

Такой метод не будет работать с одноразовыми задачами (понятно, что вам придется их максимально описать подробно), но отлично работает с регулярными задачами. Там вы можете совершенно спокойно выключить перфекционизм, и просто каждое последующее выполнение этой задачи делает ТЗ лучше.

Стоит ли делегировать вообще те задачи, которые сам можешь сделать за минуты, но при этом постановка и контроль сожрут больше времени, чем ее выполнение? Пример: клиент позвонил, рассказал что ему надо срочно поправить что-то. Я, поскольку погружена в проект, понимаю о чем речь. Но, тот же брат, например, про проект слышит первый раз.

Тут важно делегировать не задачу, а направление работ, зону ответственности, должность. Если вы правильно всё делегируете, у вас выстроен процесс, вы не в курсе, что написал нам заказчик, эта задача поступает мимо вас к аккаунту и дальше идет к исполнителю тоже мимо вас, они это всё делают. Если вы являетесь пересылочным звеном (в том формате, как описано в вопросе), то, наверное, вам кажется, что типа, а-ля, пересылать задачку, делегировать неверно. Но у вас изначально неверно построен процесс, и вам нужно себя оттуда убрать. Это один момент.

Второй момент. Я вообще предпочитаю делегировать всё, даже то, что обучить занимает больше времени, чем сделать самому. То есть, я на какие-то задачки, которые занимают одну две минуты, часто записываю обучающий Loom’овский скринкаст, пишу инструкцию, делаю голосовую запись, которую расшифруют, с обучением, потому что в будущем это даст мне большие преимущества. Потратив сейчас, на старте, лишнее время, я окуплю это многократно.

Я пытаюсь исходить из того, что моё время априори дороже, но выходит часто, что коммуникация с братом тратит дофига времени… Да и с любым другим исполнителем.

Это частое ошибочное заблуждение по поводу того, что типа, а-ля, я зарабатываю в разы дороже, больше денег, чем мои сотрудники. Вы зарабатываете не потому, что вы продаете свой ресурс времени. Вы зарабатываете потому, что вы продаете ресурс их времени. Их время дороже, чем ваше. И только научившись продавать чужое время, вы можете масштабироваться. А ваш рабочий час, который вы понтуетесь, как уровень, типа, доход, деленное на количество рабочих часов в месяце, неадекватен, потому что вы не можете зайти на фриланс и повесить объявление о том, что я ищу работу или я готов оказать услугу с такой-то почасовой оплатой. Даже если вы пытаетесь продавать консалтинг какой-нибудь, например, за 20000 рублей в час, возможно, у вас кто-то когда-то это и купит, но это не будет 100% выкупа вашего времени. Поэтому вы тут неадекватны. И научитесь сначала воспринимать то, что время ваших подчиненных дороже, чем ваше.

Стоит ли считать, что ничего действительно важное не может не подождать 1-24 часа? Опять же, с агентствами так. Менеджеры часто истерят, но по факту, задачи далеко не всегда реально важные. Могу ли я сам решать, важно это или нет, или надо слушать клиента? В общем, нужно ли мне поддаваться истерике?

Опять же, нужно понимать предпосылку срочности. Если клиент хочет сделать типа проект побыстрее, чтобы наконец-то эти правочки закончились, это не срочность. Срочность опять-таки – это что-то внешнее. Проект нужно ускорить, чтобы запустить его к понедельничной выставке либо завтра его показывать самому главному начальнику, который другое время не выделит. Это тоже какой-никакой, но внешний фактор.
Так или иначе, процесс правок может бесконечно затянуться, и тут опять-таки нужен курс по аккаунтингу, чтобы, во-первых, применить правило, а что нам нужно для того, чтобы завершить проект, а второй момент – научиться выделять время на согласование. Потому что процесс бесконечного обмена правочками, микроскопическими, бесконечен. И нужно понимать, что если у вас есть субподрядчик, генподрядчик, который заказывает у вас работу, то, скорее всего, вы его не заставите менеджерить проект нормально. В этом случае оптимальным вариантом будет наличие ресурсов, рук, которые могут вносить правки, и это человек, который всегда свободен для приема нового задания.

Если клиент посреди проектов начал тянуть резину, а потом объявился со срочными задачами, должна ли я браться за них, или пусть ждёт и это нормально?

Глобально вопрос затрагивает очень многие ситуации с клиентами. Поэтому я бы рекомендовал всё-таки изучить полностью материалы курса про аккаунтинг, чтобы было всё от и до.
Если говорить максимально конкретно про этот вопрос, то когда клиент затягивал ситуацию, а потом прибежал со срочными задачами, это однозначно уже работа не на равных, потому что он не учитывает того, что у вас есть сложности планирования, задачи и тому подобное. Это точно не работа на равных, и дальше вы по большому счёту должны принять решение, как вы будете с этим глобально работать. Тут есть 3 сценария:

  • Полностью прогибаться под клиента, то есть что клиент хочет, то и делаем;
  • Быть принципиальным до конца и клиенту говорить, что чувак, нет, мы должны работать (неразб), это не (неразб), и так далее, и тому подобное;
    Выработать какую-то систему, когда вы можете либо запланировать потенциальные как бы такие риски, но тогда вам нужно закладывать это всё в экономику, либо сформировать критерии, по которым вы такие задачи берете.
  • И если возвращаться к критериям, самый главный момент – это слово «срочное». Дело в том, что «срочное» по-нормальному должно означать «к какому-то сроку». Если задача должна быть решена к настоящему сроку, то тогда это срочная задача. Если эта задача не имеет никакого срока, а она просто была забыта и теперь исполнитель о ней вспомнил, психует и истерит, она на самом деле несрочная

 

Как определить, срочная задача или нет? Во-первых, это внешний срок, то есть что-то, что не зависит от вас и не зависит от этого человека, а зависит от чего-то внешнего. Например, баннер к вебинару, который начнется в определённое время; подарок ко дню рождения, потому что день рождения наступит по календарю; оформление витрин к Новому году, потому что Новый год начнется, независимо от вас и его. Это реально настоящая срочность. В случае же потому что надо что-то делать ему, потому что он забыл, это не срочность. Поэтому узнавайте, что является причиной срочности. И если он очень сильно психанул, то надо сказать, что человек, посмотри, а давай твою срочность подменим на внимательность, мы не забудем твою задачу и включим в план работ на следующий год (или на следующую пятилетку). С ней будет все ок, просто пойми, что ты сейчас волнуешься из-за того, что ты задачку забыл, а мы ее теперь точно не забудем.

0 Shares: