Документооборот с клиентом

Обсуждали критерии идеального отчета. Удалось сформулировать. Если файл открыл и хочется сказать: “боже, да этот файл идеален”, то оно соответствует критериям идеального файла.

Внешний вид

Как сделать правильный внешний вид документа используя стили.

Будет плохо, если Вы будете вручную менять шрифт, размер, цвет каких-то предложений или других элементов оформления. в документе Правильно делать это через редактирование стилей и тем. Microsoft любит термин “тема”, Google – “стили”.

Как использовать стили для того, чтобы не пропустить нужны правки в шаблоне.

Очень удобно использовать правильные стили для того чтобы создавать шаблоны документов. В которых специалисту потом требуется вписать контент под конкретный проект/клиента и не пропустить фразы от шаблона, которые не должны остаться в финальном документе.

Обычно мы в таких случаях выделяем такие фразы цветов для того, чтобы их не пропустить. В большом документе, когда много всего разного, очень легко пропустить такие фразы. Документ становится пестрым и выделение цветом может быть незаметно. При этом хочется, чтобы заголовки тоже были цветные, это еще ухудшает восприятие документов.

Как я поступаю в таких случаях? Я задаю форматирование стиля заголовков нужным цветом. После этого нажимая ctrl + А, выделяю весь документ. И задаю цвет всего, что есть в документе, как черный. Таким образом, больше нет цветных заголовков в тексте.

После чего беру каждую фразу, которая является конструктором, (которая подлежит замене), выделяю ее и делу ей цвет фона ярким, например, ярко – красный. Как результат, я имею черный документ, где ярко красным выделены места, которые нужно отредактировать.

После того, когда я произвел правки шаблонов и у меня закончились места, подлежащие правке, я нажимаю ctrl и нажимаю кнопку “очистить формат”, у меня опять получается документ с цветными заголовками, но без красных пятен.

Тут будет 2 видео: как создать такой шаблон и как воспользоваться шаблоном.

Редактирование стилей

Иногда бывает так, что вам нужно взять Microsoft Word документ и и сделать оформление правильным. Убрать ручное управление внешним видом и сделать его стилями. Внутри Microsoft Word достаточно сложно это сделать, потому что там нет функции “Очистить оформление” и привести содержание к предопределенным стилям.
Зато это можно сделать удобно внутри Google Docs.

Самый простой способ: мы импортируем документ в Google Docs, редактируем всё там и уже после этого делаем выгрузку обратно в Microsoft Word формат. Тогда все стили будут на месте. То есть импорт и экспорт корректно работают со стилями.

Структура

Влияние подзаголовков

Каждый ваш заголовок в документе должен быть четким и понятным. Критерий: человек, который не в теме, должен, посмотрев на документ, понять, о чем идет речь. Представьте что Ваш документ попадет на стол не тому человеку, который вел с вами все эти переговоры (например, менеджеру по маркетингу), а человеку: а) отвлеченному от переговоров и б) менее компетентному (например, генеральному директору, который не обязан знать всей маркетинговой терминологии).  Он должен понять, о чем идет речь в этом документе, как минимум на уровне оглавления.  По оглавлению понять, в какой раздел ему нужно перейти, чтобы получить нужную информацию.

Поэтому подзаголовки должны четко отвечать на вопрос, какая информация находится в том или ином разделе.

Совет по это тестированию заголовков.  Вы берете свой заголовок из документа и произносите его своему ребенку-подростку или своей подруге (другу) из мессенджера, и спрашиваете у него: “Как ты думаешь, что скрывается в коммерческом предложении в разделе с таким названием?”. Если человек не в состоянии ответить на этот вопрос – заголовок плохой.

Собственно говоря, скорее всего, даже этот вопрос не придется посылать, потому что если вы пропустите заголовки через такой критерий, то сами поймете, адекватен он или нет.

Отправка

Документ нужно не только сделать, но и передать клиенту. Вот несколько соображений по этому поводу:

  • Файлы можно передавать как вложения, так и ссылкой на онлайн-версию. Ссылку на облачное хранилище (не онлайн версию) имеет смысл отправлять только в случае если это большой файл или архив.
  • Как правило, корпоратам проще проще получить вложенный файл, а не ссылку на Google Docs. У них заморочки с безопасностью – норма. Миллениалам из стартапа лучше Google Docs
  • Любой файл клиент можно отправлять только с сопроводительным текстом

 

0 Shares: